Workflow

このプラグインは、ウェブページ・記事・コンテンツデータに対して承認後公開を実現するプラグインです。細かな権限設定、ドラッグアンドドロップによる直感的な承認ユーザーの追加など、高度な機能を簡単な操作でワークフローの構築が出来ます。

プラグインの特徴

• サイトごとに異なるワークフローテンプレートを作成、設定出来ます。
• ワークフローの承認レベルには制限がありません。
• 同一承認レベルに複数のアカウントを設定することが出来ます。
• ワークフローが進行中でも、管理者で強制的に公開することが出来ます。
• 通知について、いくつかのパターンの中から設定が可能です。

ご利用の流れ

Workflowのご利用の流れは下記となります。尚、プラグインの設定などについては予め完了している前提となります。

1. ワークフローの役割をテンプレートで設定、作成します。
2. 手順1で作成したワークフローテンプレートをサイトの全般設定画面から設定します。
3. 手順2でワークフローテンプレートを設定したサイト内のウェブページや記事、コンテンツデータでは承認依頼、日時指定公開の設定を含む承認依頼、承認申請の取り下げ、承認、公開、公開取り消しといったアクションが可能となります。

プラグインの設定について

［Workflow］では、各種通知メールに関する設定、強制公開時の通知メール設定、公開取り消し / 公開終了時の動作、公開通知、日時指定予約通知などを設定する事が出来ます。また、システムダッシュボード、サイトダッシュボードで、プラグインの設定項目は異なります。

システムダッシュボードからのプラグイン設定

サイトダッシュボードのメニューから、［設定］>［プラグイン］をクリックし、プラグインの管理画面に遷移します。一覧の［Workflow］をクリックして［設定］タブをクリックすると、プラグインの設定画面が表示されます。システムダッシュボードからのプラグイン設定画面は以下の通りです。

サイトダッシュボードからのプラグイン設定

サイトダッシュボードのメニューから、［設定］>［プラグイン］をクリックし、プラグインの管理画面に遷移します。一覧の［Workflow］をクリックして［設定］タブをクリックすると、プラグインの設定画面が表示されます。サイトダッシュボードからのプラグイン設定画面は以下の通りです。

ワークフローテンプレートを作成する

テンプレートを作成する事で、細かい役割・権限を設定することが出来ます。

1. サイトダッシュボードのメニューにある［ワークフロー］から［新規］をクリックします。
2. ワークフローテンプレートの編集画面が表示されますので、任意のテンプレート名を入力します。
3. 初期設定では各情報はそのまま公開されるようになっています。承認レベルを作成するには、［新しい承認レベルを追加］ リンクをクリックします。
4. 承認レベルが追加されます。尚、追加した承認レベルを削除したい場合には、 アイコンをクリックします。
5. 承認レベルの名前を入力します。
   ※［最初の執筆者］の名前は変更出来ません。
   ※［最初の執筆者］にはそのサイトに投稿が可能なユーザー全てが含まれます。

   

6. 右カラムの［このウェブサイトのユーザー］からドラッグ&ドロップで承認したいユーザーを追加します。複数の承認者を設定することも可能です。

   

7. 必要な場合は、設定したい承認レベル毎に、手順3～6を繰り返し、ワークフローテンプレートの作成は完了です。［設定を保存］ボタンをクリックします。

   

子サイトにワークフローを適用する

サイト配下に作成された子サイトにもワークフローを適用することが可能です。サイトとは別のワークフローを適用したい場合に便利です。

1. ［ページナビゲーター］から任意の「子サイト名」を右クリックし、コンテキストメニューから［サイト設定を編集する］をクリックします。
2. ［ワークフロー］の項目から適用したいワークフローを選択します。親にあたるサイトと同じワークフローを適用したい場合は、［（親と同じワークフロー）］を選択します。

   

3. サイトの全般設定画面の［変更を保存］ボタンをクリックします。

ワークフローが適用されている時の編集画面

ワークフローが適用されている場合、編集画面の公開ウィジェットに適用されるワークフロー名が表示されます。
※表示例は記事の編集画面です。

承認依頼する

記事を作成・編集し、承認依頼を行う場合は、以下の手順で行います。

• 記事の編集画面の公開ウィジェットのステータスの項目から［承認依頼］を選択します。

  

• ［承認依頼］ボタンをクリックすると保存され、［承認待ち］の状態となります。

日時指定による記事等の作成

システム管理者、もしくはサイト管理者がワークフローが適用されているウェブページ、記事、コンテンツデータを日時指定で作成した場合は承認はスキップされます。

• 記事の作成画面の 公開ウィジェットのステータスの項目から［日時指定］を選択し、併せて公開日を設定します。

  

日時指定の設定を含む承認依頼

承認依頼者が日時指定公開を目的とした承認依頼を行う場合は、以下の手順で行います。

• 記事の編集画面の 公開ウィジェットのステータスの項目から［承認依頼］を選択、「日時指定」のチェックボックスをチェックし、併せて公開日を設定します。

  

• ［承認依頼（日時指定）］のボタンをクリックします。
• 作成された記事を指定し、記事の編集画面を開いてステータスを確認します。

  

承認申請の取下げ

ワークフローが進行している状態で、その記事が公開や日時指定公開待ちの状態にまで達していない場合、その記事を承認依頼したユーザー及び、すでに承認作業を行ったユーザー、承認作業を行ったユーザーと同じ承認レベルに設定されているユーザーは、編集画面から承認依頼を取り下げる事が出来ます。

• ワークフローが進行している記事の編集画面を表示し、［承認申請の取下げ］ボタンをクリックします。

  

• 作成された記事を指定し、記事の編集画面を開いてステータスを確認します。
• 取下げしたユーザーが編集などできる状態まで、状態が戻ります。

承認状態を確認する

作成した記事が、現在どの承認状態にあるのかを確認する事が出来ます。現在の承認状態の確認は、記事一覧から行うことが出来、すぐに状態の把握が可能です。また、サイトダッシュボードにウィジェット［サイトの状態］が追加されていると、現在の記事の承認状態が一目でわかります。ウィジェット［あなたの承認待ち］からは、自分が承認レベルに含まれる記事を確認する事が出来ます。

承認状態を編集画面から確認する

確認したい記事の編集画面に移動し、編集画面の中央カラム下部にある「ワークフローの進行状況」より、現在の状態を確認することが出来ます。

承認状態をダッシュボードから確認する

サイトダッシュボードを表示し、ウィジェットの「サイトの状態」内の「承認待ち」を確認します。件数をクリックすると、一覧画面へ移動します。

または、ウィジェットの「あなたの承認待ち」を確認します。表示されているタイトルをクリックすると、編集画面へ移動します。「あなたの承認待ち」はユーザーダッシュボードからも確認することが出来ます。

承認履歴を確認する・履歴から戻す

［編集履歴］の機能を利用して、記事の承認履歴を確認する事が出来ます。いつ、承認されたのか、また、いつ差し戻しされたのかなどを素早く簡単に確認する事が出来ます。履歴から情報を戻す事ももちろん可能です。

承認履歴を確認する

1. 確認したいウェブページ、記事の編集画面に移動し、編集画面のステータスウィジェットの［更新状態］から［一覧］をクリックします。
2. ［編集履歴］を確認することが出来ます。

   

履歴から戻す

1. 「承認履歴を確認する」の手順2の［編集履歴］から、任意のリンクをクリックします。

   

2. クリックした履歴が読み込まれた状態の編集画面が表示されます。

承認する

承認待ちの記事の編集画面にて承認することができます。

1. 承認したい記事の編集画面を表示し、公開ウィジェットのステータスの項目から［承認］を選択します。
2. ［承認］ボタンをクリックします。

   

公開する

最終承認者は、承認待ちまたは公開待ちの記事を編集画面にて公開することができます。

1. 承認・公開したい記事の編集画面を表示し、公開ウィジェットのステータスの項目から［公開］を選択します。
2. ［公開］ボタンをクリックします。

   

差し戻しする

承認待ちの記事を編集画面にて差し戻しすることができます。

1. 差し戻ししたい記事の編集画面を表示し、公開ウィジェットのステータスの項目から［差戻し］を選択します。

   

2. 差戻し先の項目が表示されますので、任意の差し戻し先を選択します。

   

3. ［差戻し］ボタンをクリックします。

システム管理者・サイト管理者での強制公開

システム管理者権限またはサイト管理者権限が付与されたユーザーの場合、[強制公開]が可能となります。

[強制公開]を行った場合は、ワークフローの途中であっても即時に公開することが可能です。

ワークフローテンプレートを削除する

ワークフローテンプレートは以下の手順で削除する事が出来ます。

1. サイトダッシュボードのメニューにある［ワークフロー］から［一覧］をクリックします。
2. ワークフローテンプレートの管理画面が表示されますので、任意のテンプレート名のチェックボックスにチェックを入れ、［削除］ボタンをクリックします。

   

3. 確認のダイアログが表示されますので、［OK］をクリックすると、削除されます。

メール通知機能

承認待ちをお知らせするメールの通知機能がついていますので、承認者の方も承認作業が一段と素早く行えます。

メール通知は、承認依頼時、承認申請の取下げ時、差戻し時、公開時などに行う事が出来、プラグインの設定で通知メールの送信範囲を選択することが可能です。プラグインの設定項目については、「プラグイン設定について」を参照ください。

メール通知に記載されたURLから承認、差戻し、承認履歴の確認を行う

メール通知に記載されたURLから記事の編集画面を開くことが出来ますので、承認、差戻し、承認履歴の確認などを行う事が可能です。

1. 承認依頼のメールが届きます。メールには初期状態で、以下のような文面が記載されています。文面を確認すれば、メールを受け取ったユーザーが何をすればよいかがわかるように案内されています。
   
   メールの件名 【承認依頼】(記事タイトル)が作成されました メールの本文 (ワークフロー名)各位

(承認依頼をしたユーザー)さんより、(記事タイトル)の承認依頼が申請されました。内容のご確認の上、承認、もしくは差し戻しを行ってください。

■ページ情報
サイト: (記事が属するサイト名)
タイトル: (記事タイトル)
作成日付: (作成日：YYYYMMDDHHMMDD)
作成者:(記事を作成したユーザー)
最初の承認依頼者: (最初の承認依頼をしたユーザー)
依頼者: (直前に承認依頼をしたユーザー)
依頼者のメールアドレス: (直前に承認依頼をしたユーザーのメールアドレス)

■コメント
(任意：承認依頼時に記載したコメント)

■確認方法
(1) ご確認のために以下のリンクをクリックしてください。

(記事の編集画面に遷移するためのURL)

(2) ブラウザに「Movable Type」の表記があるログイン画面が表示された場合、ユーザー名とパスワードを入力してログインしてください。

(3) 承認をお願いしたいページのプレビュー画面が表示されますので、ご確認の上、承認・差し戻し作業をお願いいたします。

3-1 内容に不備があり担当者へ差し戻す場合は、画面左上の「差し戻す」ボタンを押下し、差し戻し理由を記載して送信してください。差し戻しされたコメントは申請者へメールで送信されます。

3-2 承認しホームページへの掲載に進める場合は、画面左上の「承認する」ボタンを押下して、承認を行ってください。ワークフローの次の担当者へ承認依頼がメールで送信されます。

(4) ワークフローが完了した際には承認者全員にメールで通知されます。

以上
2. メール内の（記事の編集画面に遷移するためのURL）をクリックしてログイン画面が表示された場合は、承認依頼が届いたユーザーでログインし、編集画面に移動します。
3. 内容を確認し、承認、差し戻しなど行います。

メール通知テンプレートの編集

1. システムダッシュボードのメニューにある［デザイン]よりグローバルテンプレートの管理画面に遷移します。

   

2. [メールテンプレート]項目内の[ワークフロー ‒ xxxx]をクリックし、任意の編集後、[変更を保存]ボタンをクリックし編集内容を保存します。

ワークフローの通知メールテンプレートはそれぞれ以下のとおりです。

MTP8 編集制限の制御

Workflow 8.03 以降は編集制限を［ワークフロー］側で制御しないよう設定できるようになりました。チェックボックスにチェックを入れることによってGetLock プラグインを強制的に有効にすることができます。
注意事項：他のユーザーが編集画面を開いている場合、編集画面にロックがかかり承認者が承認出来ない場合があります。